Alla inlägg av Björn Olsson

Varför är kontinuitet i hantering av informationen viktigt

Golfklubbar har ofta en ganska hög omsättning på styrelsemedlemmar och medarbetare. Anledningarna kan vara många men några vanliga är att personer flyttar från klubben eller tycker att styrelsearbetet är för betungande.

När personer regelbundet byts ut blir det samtidigt svårt att upprätthålla kontinuitet och systematik i hanteringen av information och dokument. Det gäller i princip för all information som rör klubben och dess anläggning,.

Ofta förordar personer olika sätt att hantera information. Alla har vi vår egen struktur som vi upplever som logisk men som inte nödvändigtvis upplevs så av en annan. Om något logiskt ställe inte kan hittas använder vi dessvärre ofta etiketten ”övrigt” på både mappar och pärmar. Kategorin ”övrigt” kan nog mest liknas med sällskapsspelet Finns i Sjön – jag vet att det finns där men kommer inte ihåg var.

Utöver detta så sparar vi dokument och information genom olika tekniker. En del föredrar att ha allt i sin dator medan andra föredrar papper som arkiveras i pärmar. Ytterligare några kanske föredrar att ha allt i huvudet. En del information går givetvis att hitta i gamla styrelseprotokoll och i bokföringen men det är sällan att alla underlag finns där. Tekniska underlag så som ritningar kan man kanske hitta hos byggnadsnämnden men det är inte säkert att de har allt för yngre hus då kraven har ändrats de senaste 15 åren.

Informationen kring en anläggning har dessutom lång livslängd eftersom själva anläggningen, dess byggnader och bana har det. Det finns klubbar som redan har funnits över 100 år och många fler har funnits i över 40-50 år och det är möjligt att de fortfarande finns kvar om 100 år.

Vidare kan det gå lång tid innan informationen behövs igen. Informationsbehoven i en anläggning är ofta cykliska. Till exempel så behövs inte dokumentationen kring en ombyggnader eller takomläggning på 20-30 år men när det är dags igen så är den bra att ha tillgänglig. Även aktiviteter med kortare intervall som t.ex. 6-12 år som gäller bränsletankar eller ventilationsbesiktningar kan vara svåra håll koll på.

Risken är således stor att det blir svårt att hitta information som skapats eller hanterats av tidigare medarbetare och styrelsemedlemmar. Har personen dessutom flyttat blir det näst intill omöjligt. Mycket tid och kraft kan därför läggas på att leta historisk information. I vissa fall kan den behöva återskapas vilket ofta tar tid och kräver en hel del arbete men i värsta fall kan man fatta beslut på felaktiga grunder.


Marks får igång arbetsmiljöarbetet på rekordtid

Marks GK har som första klubb implementerat arbetsmiljöportalen i verksamheten. De gjorde det också med rekordfart och behövde bara 3 veckor för att komma till en bra nivå. Därefter visades resultat för det regionala skyddsombudet från Kommunal. Klubbchef Johan Kumlin kommenterade besöket: ”Vi hade en planerad genomgång med vårat regional skyddsombud från kommunal och han var både imponerad och nöjd med arbetet vi hade gjort. Han tyckte vi började få ”bra koll på läget” och han gillade den ordning och struktur vi fått”


Varför är det så svårt att hitta gamla dokument?

Detta är en fråga som jag ställt mig många gånger. Jag har som många andra letat halvt ihjäl mig efter ett visst dokument eller viss information. Den finns någonstans på min hårddisk men det verkar hart när omöjligt att finna den trots alla inbyggda sökverktyg.

Och jag är inte ensam. Det är inte ovanligt att man hör kollegor som stönar över svårigheten att hitta dokument och information. Under de senast 20 åren som jag arbetat som konsult åt både stora och riktigt stora företag har jag vid flera tillfällen blivit kontaktad av personer på dessa företag som ber mig om en kopia på något dokument vi skrev och som de inte kan hitta hos sig.

Hur kommer det sig de inte kan hitta dokumenten trots att de ofta ligger lagrade i avancerade dokumenthanteringssystem? Hur kommer det sig att jag har svårt att hitta mina egna dokument som jag skrev för bara 12 månader sedan och som jag vet finns på min hårddisk?

Det finns säkert många förklaringar till våra tillkortakommanden i att komma ihåg vart vi lagt saker och ting. Det finns dock två som jag fastnat för. Den första handlar om tid och den andra om rum.

Över tid har vi en tendens att ändra vår syn på saker och ting över tid. Det som livet cirklade runt för några år sedan är inta nödvändigtvis det som är i fokus idag. Det som var logiskt för en tid sedan är inte lika logiskt idag. Rent praktiskt kan det betyda att till exempel den mappstruktur eller pärmordning vi använde oss av för några år sedan inte håller samma logik som vi använder idag. När pärmen benämnd ”övrigt” innehåller mer dokument än någon annan pärm har detta fenomen inträffat. Samma gäller givetvis mappstrukturen på datorn. Hur många undermappar har vi inte på våra datorer som bara innehåller några få dokument eller filer?

När det gäller rummet så handlar det istället hur vi kommer ihåg saker och ting kring dokumentet (ibland kallat metadata). Det naturliga är associera andra saker med ett dokument än en pärm eller en mapp. Vårt minne kommer sannolikt ihåg omständigheterna bättre. Det kan till exempel vara en plats eller en del av huset som hörde ihop med innehållet. Eller som i fallet med personerna som jag arbetat med under konsultuppdragen – de associerade dokumentet med mig!

Att sedan dela dokument med andra personer gör det inte lättare. Vad som är logiskt för den ena är inte nödvändigtvis det för en annan. Det som jag associerar dokumentet till är inte heller det samma som min kollega.

Det är kanske inte så konstigt att vi har svårt att hitta dokument och information trots allt. I många fall känns det som att spela sällskapspelet ”finns i sjön”.

hitta-information

Björn Olsson

bjorn@reddibo.se

 

 


Rädda miljön med molntjänster

”Molntjänster underlättar företagets arbete på många sätt. Men de är också fördelaktiga ur ett miljöperspektiv. Om alla Europas företag skulle byta ut sina lokala serverrum mot molntjänster skulle vi kunna spara in en till två procent av den totala elförbrukningen i Europa.”

Läs hela detta inlägg från Telia på länken:

http://www.telia.se/foretag/trender-och-nytta/2015/Maj/radda-miljon-med-molntjanster