Med Reddibo blir det enklare att hantera klubbens information om personal och styrelser. Reddibo tillåter dig att strukturera all dokumentation och information på ett säkert och systematisk sätt för att på så vis öka tillgängligheten och åtkomsten av relevant information för dig och dina medarbetare. Användningen av Reddibos system minskar risken för att viktig kunskap försvinner med avgående personal, och ser till att fel och föråldrad information inte används.  I Reddibo kopplas all inlagd information, dokument och planerade händelser på ett sinnrikt sätt, vilket gör att den enkelt kan plockas fram närhelst den behövs av såväl dagens som morgondagens personal. Detta borgar för en korrekt användning av all information och säkerställer verksamhetens kontinuitet.

Det är inte ovanligt med en hög omsättning av personal, styrelser och kommittéer i golfklubbars verksamheter. När personer regelbundet byts ut kan det vara svårt att upprätthålla en systematik och kontinuitet vid hanteringen av information och dokument som rör alla delar av en anläggning.

Alla har vi en tendens att spara dokumentation på sätt som känns logiska för oss själva men som inte nödvändigtvis upplevs som logiska för andra.  Vi använder oss dessutom av olika tekniker för att spara information. Vissa väljer att spara allt i sin dator medan andra i stället föredrar papper som arkiveras i pärmar. Dessutom kan mycket information kring en anläggning och hur den fungerar ofta sitta i huvudet på en medarbetare. Risken är således stor att det blir svårt att hitta information skapad av tidigare verksamma personer: i värsta fall kan den gå förlorad och helt behöva återskapas.

Det är givetvis en utmaning att skapa och upprätthålla kontinuitet och systematik kring hanteringen av informationsflödet, inte minst då det gäller underhåll med långa cykler. Det är därmed en stor risk i alla verksamheter att information inte kan hittas eller går förlorad. Samtidigt kan det lätt uppstå onödiga kostnader om man tvingas lägga ner värdefull tid på att lokalisera eller återskapa viktig dokumentation, eller om man råkar använda sig av felaktiga versioner med inaktuell information. Kostnader kan ju mätas i både tid och pengar.

Om vi till exempel missar att skicka in en rapport till kommunens miljöavdelning så kan kommunen komma med en bot. Missar vi att säga upp ett avtal eller abonnemang i tid kan vi bli sittande med kostnaden för detta under lång tid, i värsta fall flera år. Lyckas vi mot förmodan hitta information kan den allt för ofta visa sig vara föråldrad och irrelevant vilket kanske inte nödvändigtvis upptäcks i tid.  Detta kan resultera i såväl ökade kostnader som onödiga problem.