Varför är det så svårt att hitta gamla dokument?

Home / Okategoriserade / Varför är det så svårt att hitta gamla dokument?

Detta är en fråga som jag ställt mig många gånger. Jag har som många andra letat halvt ihjäl mig efter ett visst dokument eller viss information. Den finns någonstans på min hårddisk men det verkar hart när omöjligt att finna den trots alla inbyggda sökverktyg.

Och jag är inte ensam. Det är inte ovanligt att man hör kollegor som stönar över svårigheten att hitta dokument och information. Under de senast 20 åren som jag arbetat som konsult åt både stora och riktigt stora företag har jag vid flera tillfällen blivit kontaktad av personer på dessa företag som ber mig om en kopia på något dokument vi skrev och som de inte kan hitta hos sig.

Hur kommer det sig de inte kan hitta dokumenten trots att de ofta ligger lagrade i avancerade dokumenthanteringssystem? Hur kommer det sig att jag har svårt att hitta mina egna dokument som jag skrev för bara 12 månader sedan och som jag vet finns på min hårddisk?

Det finns säkert många förklaringar till våra tillkortakommanden i att komma ihåg vart vi lagt saker och ting. Det finns dock två som jag fastnat för. Den första handlar om tid och den andra om rum.

Över tid har vi en tendens att ändra vår syn på saker och ting över tid. Det som livet cirklade runt för några år sedan är inta nödvändigtvis det som är i fokus idag. Det som var logiskt för en tid sedan är inte lika logiskt idag. Rent praktiskt kan det betyda att till exempel den mappstruktur eller pärmordning vi använde oss av för några år sedan inte håller samma logik som vi använder idag. När pärmen benämnd ”övrigt” innehåller mer dokument än någon annan pärm har detta fenomen inträffat. Samma gäller givetvis mappstrukturen på datorn. Hur många undermappar har vi inte på våra datorer som bara innehåller några få dokument eller filer?

När det gäller rummet så handlar det istället hur vi kommer ihåg saker och ting kring dokumentet (ibland kallat metadata). Det naturliga är associera andra saker med ett dokument än en pärm eller en mapp. Vårt minne kommer sannolikt ihåg omständigheterna bättre. Det kan till exempel vara en plats eller en del av huset som hörde ihop med innehållet. Eller som i fallet med personerna som jag arbetat med under konsultuppdragen – de associerade dokumentet med mig!

Att sedan dela dokument med andra personer gör det inte lättare. Vad som är logiskt för den ena är inte nödvändigtvis det för en annan. Det som jag associerar dokumentet till är inte heller det samma som min kollega.

Det är kanske inte så konstigt att vi har svårt att hitta dokument och information trots allt. I många fall känns det som att spela sällskapspelet ”finns i sjön”.

hitta-information

Björn Olsson

bjorn@reddibo.se

 

 

Leave a Comment

Contact Us

We're not around right now. But you can send us an email and we'll get back to you, asap.