Varför är kontinuitet i hantering av informationen viktigt

Home / Okategoriserade / Varför är kontinuitet i hantering av informationen viktigt

Golfklubbar har ofta en ganska hög omsättning på styrelsemedlemmar och medarbetare. Anledningarna kan vara många men några vanliga är att personer flyttar från klubben eller tycker att styrelsearbetet är för betungande.

När personer regelbundet byts ut blir det samtidigt svårt att upprätthålla kontinuitet och systematik i hanteringen av information och dokument. Det gäller i princip för all information som rör klubben och dess anläggning,.

Ofta förordar personer olika sätt att hantera information. Alla har vi vår egen struktur som vi upplever som logisk men som inte nödvändigtvis upplevs så av en annan. Om något logiskt ställe inte kan hittas använder vi dessvärre ofta etiketten ”övrigt” på både mappar och pärmar. Kategorin ”övrigt” kan nog mest liknas med sällskapsspelet Finns i Sjön – jag vet att det finns där men kommer inte ihåg var.

Utöver detta så sparar vi dokument och information genom olika tekniker. En del föredrar att ha allt i sin dator medan andra föredrar papper som arkiveras i pärmar. Ytterligare några kanske föredrar att ha allt i huvudet. En del information går givetvis att hitta i gamla styrelseprotokoll och i bokföringen men det är sällan att alla underlag finns där. Tekniska underlag så som ritningar kan man kanske hitta hos byggnadsnämnden men det är inte säkert att de har allt för yngre hus då kraven har ändrats de senaste 15 åren.

Informationen kring en anläggning har dessutom lång livslängd eftersom själva anläggningen, dess byggnader och bana har det. Det finns klubbar som redan har funnits över 100 år och många fler har funnits i över 40-50 år och det är möjligt att de fortfarande finns kvar om 100 år.

Vidare kan det gå lång tid innan informationen behövs igen. Informationsbehoven i en anläggning är ofta cykliska. Till exempel så behövs inte dokumentationen kring en ombyggnader eller takomläggning på 20-30 år men när det är dags igen så är den bra att ha tillgänglig. Även aktiviteter med kortare intervall som t.ex. 6-12 år som gäller bränsletankar eller ventilationsbesiktningar kan vara svåra håll koll på.

Risken är således stor att det blir svårt att hitta information som skapats eller hanterats av tidigare medarbetare och styrelsemedlemmar. Har personen dessutom flyttat blir det näst intill omöjligt. Mycket tid och kraft kan därför läggas på att leta historisk information. I vissa fall kan den behöva återskapas vilket ofta tar tid och kräver en hel del arbete men i värsta fall kan man fatta beslut på felaktiga grunder.

Leave a Comment

Contact Us

We're not around right now. But you can send us an email and we'll get back to you, asap.