Hitta dokument efter många år

Home / Varför / Hitta dokument efter många år
  • Svårt att ha kontinuitet och systematik i hanterandet av klubbens information då både styrelsen och personal omsätts
  • Ett dokument sparas på olika sätt över tid och av olika personer
  • Ofta lång livslängd på informationen
  • Svårt att hitta historisk information som skapats eller hanterats av en tidigare medarbetare
Styrelser, kommittéer samt personal i golfklubbar har ofta en ganska hög omsättning. När personer regelbundet byts ut blir det samtidigt svårt att upprätthålla kontinuitet och systematik i hanteringen av information och dokument. Det gäller i princip för all information som rör anläggningen.

Ofta förordar olika personer olika sätt att hantera information. Alla har vi vår egen struktur som vi upplever som logisk men som inte nödvändigtvis upplevs så av en annan. Utöver detta så sparar vi dokument och information genom olika tekniker. En del föredrar att ha allt i sin dator medan andra föredrar papper som arkiveras i pärmar. Ytterligare några kanske föredrar att ha allt i huvudet. En del information går givetvis att hitta i gamla styrelseprotokoll och i bokföringen men det är sällan att alla underlag finns där.

Informationen kring en golfklubb har dessutom lång livslängd eftersom själva anläggningen har det. Det finns klubbar som har funnits i 100 år och många mer har funnits i över 50 år och det är sannolikt att de fortfarande finns kvar om ytterligare 100 år.

Risken är således stor att det blir svårt att hitta information som skapats av tidigare verksamma personer. Har personen dessutom lämnat klubben blir det näst intill omöjligt. Mycket tid kan därför läggas på att leta historisk information. I värsta fall kan den behöva återskapas.

En lösning för att komma tillrätta med detta problem är att använda Reddibo portalen. Med Reddibo kan golfklubben lagra information på ett strukturerat och kostnadseffektivt sätt. Portalens bakomliggande struktur gör det lättare att hitta till exempel ett dokument i framtiden utan att det gör det komplicerat för den som lägger in dokumentet.

Detta gäller allt från enskilda dokument/filer till information som är associerad till t.ex. en underhållsaktivitet eller till en del av husen, utrustning eller banan.

Contact Us

We're not around right now. But you can send us an email and we'll get back to you, asap.